Zo creëer je een win-win situatie: de kunst van harmonieuze onderhandelingen

Wat is een win-win onderhandeling?

Een win-win situatie is anders dan ‘fifty-fifty’ of ‘beiden wat water bij de wijn doen’. Het is een oplossing waarin beide partijen zich gehoord voelen en in hun belangen tegemoet is gekomen. Daarnaast willen beiden in de toekomst nog steeds samenwerken. Bij een win-win draait het om uitzoomen en samen het speelveld vergoten. Dit vraagt wel om creativiteit, empathie en integriteit.

Een win-win is een krachtige uitkomst die energie geeft, juist omdat er verbinding is gemaakt. Het resultaat én de relatie met de ander zijn beter geworden.

Denk in belangen, niet in posities

Een van de klassieke valkuilen die tijdens het onderhandelen vaak wordt gemaakt, is het zogenaamde ‘positie-denken’: “ik wil X”, zonder uit te leggen waarom je dat wilt.

Veel onderhandelingen lopen vast omdat mensen blijven hangen in hun standpunt. En precies daar zit de sleutel, want posities botsen, maar belangen verbinden.

Het mooie aan in belangen denken in plaats van in posities, is dat je bij belangen kijkt naar wat jouw behoefte is en dat je vanuit daar kijkt hoe je die in kan vullen.

Denk na waar je belang of behoefte ligt en ga dan het gesprek aan hoe die te vervullen is. Denk daarbij ook van tevoren na over wat de behoefte van een ander kan zijn, zo kan je hier in je onderbouwing rekening mee kan houden.

Voorbeeld:

‘’Ik heb behoefte aan een dag in de week waarop ik me puur op werk kan focussen. Op dinsdagen zit ik altijd in de spits en is het erg druk op kantoor, waardoor ik me niet kan concentreren. Vandaar dat ik graag dinsdag thuis wil werken.’’

In dit voorbeeld kan er nog steeds een uitkomst zijn waarin deze persoon wel op dinsdag naar kantoor komt. Aan de behoefte kan bijvoorbeeld voldaan worden door op vrijdagen thuis te werken. Op dinsdagen rijdt hij buiten de spits en werkt op een rustige afdeling.

Invloedstijlen voor een harmonieuze onderhandeling 

Wil je invloed uitoefenen tijdens de onderhandeling, dan is het goed om te weten dat dat niet op een dwingende manier hoeft. Sterker nog, bij een win-win onderhandeling werken verbindende stijlen veel effectiever. In onze trainingen gebruiken we het Invloedmodel®, met diverse stijlen die je bewust kan inzetten, afhankelijk van de situatie en je gesprekspartner. Ze zijn gericht op verbinding en gedeeld belang. Zo helpen ze je bij het creëren van een win-win uitkomst.

Creëer een win-win situatie met de Invloedstijlen

Een succesvolle onderhandeling draait niet om winnen ten koste van de ander, maar om samen verder komen. Door de juiste Invloedstijl op het juiste moment in te zetten, vergroot je de kans op een duurzame oplossing waar beide partijen achter staan.

Overreden

Houd rekening met de belangen van de ander en pas je argumentatie daarop aan. Je bent effectiever als je relevante argumenten gebruikt die waarde hebben voor de ander.  Wees kort en bondig. Verlies jezelf niet in een ellenlang betoog. Houd het zo feitelijk mogelijk en ga samen op zoek naar de beste oplossing. Meer informatie over Overreden.

Stellen

Wees duidelijk over je eigen behoeftes en heb oog voor die van de ander. Als je concreet bent over je verwachtingen, kan de tegenpartij makkelijker ja of nee zeggen. Als wat jij en je gesprekspartner willen op tafel ligt, krijgen jullie inzicht in welke verschillen je op te lossen hebt om je doel te bereiken. Zo wordt het duidelijk waarover jullie al overeenstemming hebben, en wat er nog nodig is om die overeenstemming op andere onderwerpen te bereiken. Meer informatie over Stellen.

Overbruggen

Overbruggen gaat over oog hebben voor de relatie en dus voor je gesprekspartner. Onderzoek wat de belangen van de ander zijn en check-in of je elkaar wel echt goed begrijpt. Meer informatie over Overbruggen.

Inspireren

Schets een aantrekkelijk toekomstbeeld over jullie samenwerking. Dreigt er een impasse? Grijp dan terug op het gezamenlijke doel, en wees er optimistisch over. Speel actief in op gedeelde doelen of behoeften en benoem die positief. Zo wordt iedereen meer betrokken bij jullie gezamenlijke resultaat.  Meer informatie over Inspireren.

Empathie, luistervaardigheid en timing zijn key bij het gebruiken van deze stijlen. Door niet te forceren, maar te verbinden, wordt de kans op succesvolle gezamenlijke oplossingen groot.

Praktische tips voor het onderhandelproces

In de eerste fase van de onderhandeling is het belangrijk dat je voor een positief onderhandelklimaat zorgt en werkafspraken maakt.

• Stel de ander op zijn of haar gemak
• Wijs op jullie gedeelde doelen en belangen
• Spreek je uit over de verwachte positieve uitkomst
• Schep duidelijkheid over de werkwijze tijdens de onderhandeling

Na deze fase ga je aan de slag met het bepalen van jouw uitgangspositie en die van de andere partij.

• Verwoord jouw uitgangspositie stevig en duidelijk, maar zonder ‘vechthouding’
• Erken de uitgangspositie van de andere partij
• Toets de uitgangspositie van de ander
• Vat de eis van de ander samen

Nu ben je klaar om de behoeften van de andere partij te onderzoeken, en samen alternatieve mogelijkheden te vinden.

• Luister aandachtig zodat je de behoeften van de ander kent
• Achterhaal de beweegredenen van de ander
• Introduceer meerdere opties tegelijk, zo krijgt de ander meer keuzevrijheid
• Combineer belangen in creatieve combinaties: als jij X krijgt, kan ik Y realiseren en dan winnen we beiden

In de afrondende fase ga je nog eens langs alle aspecten om latere misverstanden te voorkomen. Zo voldoet de overeenkomst aan de behoeften van beide partijen.

Tip: Laat het als laatste over geld gaan. Vaak blijkt dat de grootste waarde niet in geld zit, maar in tijd, flexibiliteit of vertrouwen.

Zorg voor vertrouwen tijdens het onderhandelen

Zonder vertrouwen is er geen openheid. En zonder openheid, komt er geen echte win-win. Het vertrouwen groeit door hoe je je opstelt. Denk aan empathie tonen en iets terugdoen als de ander iets geeft.

Wat helpt om vertrouwen te bouwen:

• Reageer open op openheid; kwetsbaarheid werkt aanstekelijk.
• Wees duidelijk over je intenties, dat geeft een gevoel van veiligheid.
• Kom afspraken na. Hoe klein ze ook voor jou kunnen lijken, voor een ander kan dit echt het verschil maken. (Hiervoor is het eerst ook belangrijk dat jullie beiden duidelijk hebben wat de afspraken zijn).

Vertrouwen zorgt ervoor dat ieder zijn belangen écht durft te delen. En dat is de basis voor afspraken die ook op termijn blijven staan.

Win-win onderhandelen is een mindset

Het streven naar een win-win situatie loont. Maar laten we realistisch zijn: het lukt niet altijd. Soms zit er diep wantrouwen, spelen er machtsverschillen of botsen jullie op gebied van waarden. In zulke situaties kun je nog steeds zoeken naar een eerlijke oplossing, maar een echte win-win zit er dan vaak niet in. Een goede onderhandelaar herkent dit en stelt het doel bij. Soms is het al een hele stap vooruit als je het conflict onder controle houdt én de relatie goed blijft. En ook dat is waardevol.

De kunst van harmonieuze onderhandelingen begint dan ook met de intentie: ik wil samen verder komen. En ja, dat vraagt lef, openheid en creativiteit. Maar het levert enorm veel op: betere relaties, duurzame afspraken en meer werkplezier. Dus de volgende keer dat je aan de onderhandelingstafel zit, stel jezelf dan de vraag: hoe zorgen we ervoor dat we hier allebei beter uitkomen?

Wil je meer leren over het Invloedmodel® of de strategie voor win-win onderhandelen in de praktijk brengen? Bekijk dan onze onderhandeltrainingen. Door te leren, ervaren en vooral te doen, vergroot je jouw impact op een manier die wérkt.