Feedback geven aan een collega: hoe doe je dat?

In het kort

• Kies de juiste aanpak voor je gesprek: feedback is niet hetzelfde als iemand aanspreken. Feedback is een observatie delen, aanspreken doe je als de ander een afspraak niet nakomt.
• Schakel tussen energierichtingen: feedback geven vraagt om Trek-energie (luisteren en onderzoeken). Iemand aanspreken vraagt om Duw-energie (grenzen en normen stellen).
• Stop met de sandwich-methode: verpak je boodschap niet tussen twee niet-gemeende complimenten. Dat is een ‘verpakte donderwolk’ die jullie relatie schaadt.
• Focus op concreet gedrag: maak je punt altijd op basis van wat je waarneemt, nooit op iemands persoonlijkheid.

Misschien herken je deze situatie wel: je ergert je al weken aan een collega die jouw deadlines telkens niet haalt. Je wéét dat je er iets van moet zeggen, want feedback geven is belangrijk. Maar je bent bang dat je de sfeer dan verpest of dat jullie in conflict komen. Of misschien klapt je collega wel dicht. Dus slik je het in. Of nog erger: je verpakt je boodschap zó voorzichtig, dat hij helemaal niet overkomt.

Feedback geven wordt vaak gezien als iets engs. Ten onrechte, vinden wij. Het wordt pas spannend als je niet weet welk gesprek je eigenlijk aan het voeren bent.

Het grootste misverstand: er is een verschil tussen feedback geven en aanspreken

Op kantoor noemen we alles feedback: van een schouderklopje tot een stevige correctie. Bij Bureau Zuidema maken we een scherp onderscheid. Als je invloedrijk wilt zijn, moet je weten welk van deze twee gesprekken je voert. Ze vagen namelijk om een totaal andere aanpak en energierichting uit het Invloedmodel®.

Wat is feedback geven?

Het doel van feedback is dat de ander ervan kan leren. Je houdt je collega een spiegel voor. Het is jouw observatie, zonder oordeel. Je deelt wat je ziet, wat het effect op jou is, en je geeft de ander ruimte om daarop te reageren.

Dit is een vorm van Trek-energie, namelijk de Invloedstijl Overbruggen.

Voorbeeld: ‘’Ik merkte dat je in de vergadering stilviel toen ik het woord nam. Ik ben benieuwd hoe dat voor jou was?’’

Wat is iemand aanspreken?

Als je iemand aanspreekt, is dat niet vrijblijvend. Dit doe je als een collega ongewenst gedrag vertoont, een afspraak niet nakomt of over jouw grenzen heengaat. In dit geval heb je Duw-energie nodig, in de vorm van de Invloedstijl Stellen. Hier gaat het om normen, concreet gedrag en duidelijke verwachtingen.

Voorbeeld: ‘’We hebben afgesproken dat de rapportage er om 9.00 uur vanmorgen zou zijn en dat was hij niet. Dat kan ik niet waarderen. Ik verwacht dat als wij een tijd afspreken, dat jij je daaraan houdt.’’

In onze trainingen zien we vaak dat mensen collega’s ‘aanspreken’ in de vorm van feedback. Ze stellen vragen (‘’Hoe vind je zelf dat het ging?’’) terwijl ze eigenlijk al een oordeel hebben (‘’Het was slecht’’). Dat merk je vaak al in de toon en non-verbale communicatie. Dat voelt voor je collega manipulatief en onveilig. Wees dus altijd helder en in lijn met je intentie.

Waarom je moet stoppen met de sandwich-methode

Zoek je online naar tips over feedback geven, dan kom je de ‘sandwich-methode’ tegen, ook wel ‘hamburger-methode’ genoemd. Die houdt in: begin met een compliment, geef dan de kritiek, en sluit af met iets positiefs.

Voorbeeld: ‘’Je bent echt een fijne collega, Inge. Maar ik moet zeggen dat je presentatie van vanmorgen niet goed voorbereid leek. Gelukkig ben je wel altijd behulpzaam en vriendelijk.’’

Wij noemen dat een ‘verpakte donderwolk’. Het werkt niet. De ontvanger ziet het eerste compliment als opmaat naar de kritiek, en het afsluitende compliment als een poging om de schade te beperken. Het resultaat? De kern van je boodschap gaat verloren, en jullie onderlinge relatie kan eronder lijden.

Hoe dan wel? Wees eerlijk, duidelijk en respectvol. Je kan, afhankelijk van je doel, kiezen om in dit geval Inge feedback te geven, of haar aan te spreken.

Feedback geven: ”Inge, ik wil graag even met je praten over de presentatie van vanochtend. De presentatieslides hadden niet alle informatie die we van te voren besproken hebben en ik merk dat ik daar gefrustreerd van raak. Kunnen we samen kijken hoe we dit de volgende keer beter aan kunnen pakken?

Aanspreken: ”Inge, ik wil graag even met je praten over de presentatie van vanochtend. De presentatieslides hadden niet alle informatie die we van tevoren besproken hebben en dat vind ik niet oké. Ik verwacht dat als wij van te voren afspreken welke informatie op de slides dient te staan, dat die tijdens de presentatie op de slides staan.

Zelf feedback vragen aan collega’s

Feedback hoeft niet alleen van jouw kant te komen. Zelf om feedback vragen is een hele handige manier om jezelf te ontwikkelen én de relatie met je team te verbeteren. Vraag dus pro-actief om feedback en wees daarin concreet!

Dus niet: ‘’Heb je nog feedback voor mij?’’ (Dit is te breed, je collega geeft waarschijnlijk een sociaal wenselijk antwoord.)

Maar wel: ‘’Ik probeer de laatste tijd korter van stof te zijn tijdens presentaties. Hoe vond jij dat bij mij gaan in de meeting van vanmorgen?’’

Hoe geef je feedback aan een collega? 4 stappen

Wil je effectief het gedrag van de ander bespreekbaar maken? Blijf dan in ieder geval weg van persoonlijke oordelen (‘’Jij bent altijd zo chaotisch’’). Richt je op concreet gedrag.

Stap 1: benoem het gedrag

Wat hoor of zie je? Je verzamelt feiten.

Voorbeeld: ‘’De afgelopen week ben je drie keer ons kantoor binnengekomen en je bent gelijk achter je computer gaan zitten.”

Stap 2: benoem het effect

Waarom is dit relevant? Vertel dit vanuit jezelf.

Voorbeeld: ‘’Ik krijg daardoor het gevoel dat er iets mis is tussen ons, en dat leidt me af van mijn werk.’’

Stap 3: check in bij de ander

Nu geef je de ander ruimte, je luistert zonder meteen je eigen mening te geven.

Voorbeeld: ‘’Herken je dat? Hoe kijk jij daarnaar?’’

Omgaan met weerstand en spanning

Niet elke collega zal reageren met ‘’Dank je wel voor dit inzicht’’. Sommige mensen kunnen boos worden, defensief reageren of dichtklappen. Misschien gaat jouw eigen hartslag ook wel omhoog.

Op zo’n moment neemt ons oer-instinct het over. Je schiet dan in een fight, flight of freeze reactie.

Onze gouden tip: voor je feedback geeft, check of iemand ervoor openstaat. Zo haal je vooraf eventuele spanning eraf.

Wil je echt iemand aanspreken op hun gedrag, dan gaat het over ruimte innemen en aangeven waar je behoefte aan. Merk je dat er dan spanning ontstaat, dan is onze gouden regel: stop met praten over de inhoud. Ga niet argumenteren over wie er gelijk heeft. Benoem wat je ziet gebeuren in het gesprek. Pas als de spanning uit de lucht is, kan je weer verder met de inhoud.

Voorbeeld: ‘’Ik merk dat je je aangevallen voelt, en dat is absoluut niet mijn bedoeling.’’

Geef feedback die écht werkt

Goed feedback geven begint dus met een bewuste keuze: wat wil je bereiken met je gesprek? Door duidelijk te zijn over je intentie – wil je iemand een spiegel voorhouden of aanspreken – en je boodschap te richten op concreet gedrag, leg je de basis voor een open en eerlijk gesprek. Laat je niet tegenhouden door de spanning die erbij kan komen kijken. Gebruik onze tips tijdens je volgende feedbackmoment en ontdek wat het je oplevert!