Effectief vergaderen: van energielek naar productieve meeting

Herken je dit? Je zit in een vergadering. Terwijl de één alweer een monoloog afsteekt over zijn geweldige idee, kijkt de ander verveeld uit het raam. Ondertussen vraag jij je af waarom deze vergadering zoveel energie kost en zo weinig oplevert.

Je bent niet de enige! Uit onderzoek blijkt zelfs dat 61% van de vergaderingen weinig bijdraagt aan het delen en doorgeven van informatie. Lees hoe je die dynamiek doorbreekt en vergaderingen effectiever maakt.

Wat lees je deze blog?

Vergaderingen kunnen frustrerend zijn als de dynamiek niet goed is. Veelvoorkomende types zijn ‘ontwijkers’ die zich terugtrekken en ‘dominante sprekers’ die te veel ruimte innemen. Wil je vergaderingen effectiever maken? Dan is het belangrijk om balans te vinden tussen het zenden van informatie (Duw-energie) en het geven van ruimte aan anderen (Trek-energie).

Ook zoomen we in op het RAAK-model. Een stappenplan om vergaderingen te structureren, met duidelijke rollen, afspraken, facilitatie en evaluatie van de dynamiek. Neem al deze factoren mee. Dan kan je zelf zorgen voor een productieve en energieke vergadering.

Waarom mislukken vergaderingen?

Vaak gaat het bij vergaderingen mis in de dynamiek. Laten we eens kijken naar twee veelvoorkomende types:

• Ontwijkers. Ze haken af, zijn soms met andere dingen bezig tijdens de meeting en zeggen pas iets als ze worden aangesproken.
• Dominante sprekers. Ze vullen graag stiltes op, nemen als eerste het woord en vertellen hun verhalen van A tot Z. Ook als de details voor anderen niet interessant zijn.

Het probleem is dat deze gedragspatronen elkaar versterken. Hoe meer de ene persoon duwt (praat, overtuigt), hoe meer de ander zich terugtrekt. Dat leidt niet alleen tot frustratie, maar ook tot een slecht vergaderresultaat.

Hoe verbeter je de vergaderdynamiek?

In seizoen 2 van onze podcast Uitgesproken! spreken we met David en Chris, die ditzelfde meemaken. David is stil en afwachtend, terwijl David juist vaak en lang aan het woord is. Met Invloedexpert Tim onderzoeken we hoe deze dynamiek ontstaat. Je hoort hoe je ruimte maakt, zichtbaar wordt en een vergadering strak faciliteert.

Een kwestie van balans: Duw- en Trek-energie

De oplossing zit in het doorbreken van de dynamiek tussen zenden en ruimte laten voor de ander. We onderscheiden twee energierichtingen:

• Duw-energie: ruimte innemen, je mening delen en duidelijkheid scheppen.
• Trek-energie: ruimte geven, vragen stellen, luisteren en motiveren.

In effectieve vergaderingen komen beide aan bod. Maar hoe bereik je dat? Hier komt het RAAK-model van pas.

Het RAAK-model: een stappenplan voor effectiever vergaderen

 

Met het RAAK-model maak je van een meeting een productieve sessie. Het model bestaat uit vier stappen:

R – Rollen en verantwoordelijkheden verdelen

Begin je vergadering met het aanwijzen van duidelijke rollen. Wijs een voorzitter, notulist en facilitator aan. Die laatste speelt een belangrijke rol: de facilitator bewaakt de structuur, zorgt dat iedereen aan bod komt en houdt de energie in balans. Rouleer deze rollen zodat iedereen even vaak aan de beurt komt.

A – Afspraken maken over de vergadering

Voordat je de inhoud induikt: bespreek hoe jullie willen vergaderen. Maak afspraken over de spreektijd, het gebruik van laptops/telefoons en onderbrekingen. Voorbeelden:

• Wil je je collega’s een overtuigend voorstel doen over jullie vergadering? Gebruik dan de Invloedstijl Overreden: ‘’Ik stel voor om elke maandagochtend maximaal een uur met ons team te vergaderen, want dan is iedereen op de hoogte van elkaars bezigheden en heeft iedereen op die dag ook nog genoeg ruimte voor andere taken. Dus laten we elke maandagochtend een uur vergaderen.’’
• Wil je duidelijk je verwachting aangeven, gebruik dan de Invloedstijl Stellen: ‘’Ik zou het waarderen als wij allemaal onze telefoon in onze tas hebben tijdens deze meeting. ’’

A – Actief faciliteren en ruimte geven

De facilitator speelt een belangrijke rol in het bewaken van de balans tussen Duw- en Trek-energie. Tips:

• Vraag nadat iemand iets heeft ingebracht of anderen hier nog iets aan willen toevoegen. Dit voorkomt dat één persoon de meeting domineert.
• Wees niet bang voor stiltes, sommige mensen hebben namelijk iets langer de tijd nodig om hun gedachten te ordenen. Tel tot vijf voordat je zelf iets zegt.
• Betrek stille deelnemers bij het gesprek met de Invloedstijl Overbruggen: ‘’Wat is jouw mening hierover?’’

K – Kritisch evalueren en bijsturen

Bespreek na de vergadering hoe de dynamiek was. Wat ging goed? Wat kon er beter? Bijvoorbeeld:

• Gebruik de Invloedstijl Stellen om elkaars verwachtingen duidelijk in kaart te brengen. Wat is er nu concreet afgesproken?
• Vraag naar de mening van de anderen met de Invloedstijl Overbruggen: ‘’Hoe hebben jullie deze vergadering ervaren?’’

Tips voor voorzitters, dominante en stille vergaderaars

Als voorzitter kan je veel doen om een vergadering soepeler te laten verlopen. Begin met het vaststellen van het type vergadering. Is het doel besluitvorming? Samen brainstormen? Dat schept voor iedereen duidelijkheid. Daarnaast helpt het om expliciet te benoemen dat er geen domme vragen bestaan. Dat creëert psychologische veiligheid en moedigt iedereen aan om bij te dragen.

• Herken je in jezelf een dominante spreker? Probeer dan bewust ruimte te maken voor anderen. Tel tot vijf voordat je reageert, zodat anderen de kans krijgen om ook iets te zeggen. Vraag actief naar de mening van anderen. Beperk je inbreng tot de kernpunten en stel jezelf de vraag: is dit relevant voor iedereen?
• Voor stillere deelnemers is het belangrijk om wel je stem te laten horen. Dat kan spannend zijn. Begin klein door het woord te nemen met ‘’Mag ik hier kort op reageren?’’. Als je het lastig vindt om spontaan iets in te brengen, kun je vooraf schriftelijk je input sturen en daar in de vergadering naar verwijzen.

Leren hoe effectief vergaderen in de praktijk werkt?

Effectiever vergaderen begint dus met bewustwording van de niet-werkende dynamiek. Vervolgens kan je die doorbreken door balans te vinden tussen Duw- en Trek-energie, rollen te verdelen en duidelijke afspraken te maken.

Benieuwd hoe je dit toepast op je werk? Luister naar aflevering 3 van onze podcast Uitgesproken! Hierin spreken we met David en Chris over hun vergaderdynamiek. Invloedexpert Tim geeft tips hoe je ruimte maakt, zichtbaarder wordt en afspraken maakt die werken voor het hele team.

Luister de aflevering hier