Escalatie vermijden in onderhandelingen: rustig blijven onder druk

Herken je dit? Je zit aan tafel en het gesprek loopt vast. De ander wordt fel, valt steeds in de herhaling of maakt zelfs een sneer naar je. De spanning loopt op. Jij wordt ook fel en gaat in de tegenaanval. En dan gaat het niet meer over de deal, maar over wie gelijk krijgt.

Precies dat wil je voorkomen. De escalatie vermijden betekent: de rust bewaren, ook als de ander dat niet doet.

Wat is escalatie vermijden?

Escalatie vermijden is de kunst om verhitte onderhandelingen niet te laten ontsporen. Je herkent de signalen dat de spanning oploopt en kiest bewust voor gedrag dat de situatie de-escaleert.

Het gaat er zeker niet om dat je zwijgt of alles slikt. Het gaat er wel om dat je het gesprek weer terugbrengt naar de inhoud en jullie samenwerking. Zodat er ruimte ontstaat om verder te praten, zonder dat jullie onderlinge relatie een deuk oploopt.

Wanneer speelt dit?

Het risico op escalatie is groot als er veel druk op de onderhandeling staat of de belangen erg botsen. Denk aan:

• Een budgetvergadering waarin elke afdeling vecht om een groter stuk van de taart.
• Een gesprek met een leverancier die boos reageert op je tegenbod.
• Een MT-vergadering die verzandt in persoonlijke steken onder water in plaats van besluiten.

De valkuilen bij escalatie

De grootste fout die je kan maken? Meegaan in de emotie van de ander. Je voelt je aangevallen en schiet zelf in de tegenaanval. Voor je het weet zit je in een strijd die niemand wint.

Er zijn ook andere valkuilen. Bijvoorbeeld de spanning negeren en doen of er niks aan de hand is. Dan kookt het onderhuids gewoon verder. Een andere reflex kan zijn dat je te snel toegeeft om de rust te bewaren, waardoor je je eigen belangen uit het oog verliest. En misschien wel de meest verraderlijke valkuil: alles persoonlijk maken, terwijl het gesprek eigenlijk natuurlijk over de inhoud moet gaan.

Escalatie vermijden betekent dus juist dat je zelf de regie pakt.

Hoe vermijd je escalaties succesvol?

Je kan jezelf trainen in rustig blijven. Onze tips:

• Herken op tijd signalen dat de spanning toeneemt. Een stemverheffing, kortaf antwoord of herhaling van standpunten.
• Breng rust in het gesprek. Wees even stil, vat samen wat de ander zegt of stel een vraag om het standpunt van de ander beter te begrijpen.
• Erken de emotie. Zeg bijvoorbeeld: ‘’Ik merk dat dit veel bij je oproept.’’
• Breng het gesprek terug naar de inhoud. Benoem het gezamenlijke doel of stel een oplossingsgerichte vraag.

Een praktijkvoorbeeld

René, projectleider, onderhandelt met een externe partij over de planning. De leverancier wordt steeds feller: ‘’Dit is onrealistisch, jullie eisen veel te veel!’’

René voelt irritatie opkomen. In plaats van terug te happen, neemt hij een korte pauze en zegt: ‘’Ik hoor dat de planning spanning veroorzaakt. Laten we kijken welke onderdelen wél haalbaar zijn, zodat we samen tot een oplossing komen.’’

De toon verandert. De leverancier voelt zich gehoord, wordt rustiger en doet een tegenvoorstel. Het gesprek gaat weer over de oplossingen in plaats van verwijten.