Naar de hoofdinhoud Naar de navigatie

Feedback geven op de werkvloer – hoe dan?

Feedback geven kan op vele manieren: schriftelijk, mondeling, individueel of in een groep. Feedback geven en ontvangen wordt gezien als dé manier om onderlinge samenwerking beter te maken. Je vertelt iemand wat er fout ging volgens jou en geeft tips mee voor de volgende keer. Maar wat ons betreft kan dat beter en effectiever!

Wanneer we tijdens onze trainingen vragen wie er wel eens feedback geeft, gaan de meeste handen omhoog. En wanneer we doorvragen naar wat feedback geven precies inhoudt, blijkt dat iedereen een andere definitie heeft.

Feedback geven is voor de meeste mensen een omslachtige manier om kritiek te geven. Andere opvattingen zijn ‘feedback is een cadeautje’ en ‘je helpt de ander het beste door te laten weten hoe het beter kan’.

Maar als er zoveel verschillende definities en meningen zijn over feedback, wat is dan de beste manier om het te geven? En hoe zorg je ervoor dat iemand het niet opvat als kritiek, maar dat het diegene ook echt helpt?

Feedback geven volgens het 4g feedback model

Wanneer je op internet zoekt naar feedback geven, kom je waarschijnlijk ‘regels’ tegen die bestaan uit de 4 G’s:

  1. Gedrag beschrijven
  2. Gevolg van dit gedrag beschrijven
  3. Gevoel dat het bij jou oproept beschrijven
  4. Gewenst gedrag bij de ander beschrijven

Wij noemen deze methode de donderwolk-methode: de ontvanger ziet een donderwolk en weet dat het gaat onweren. Ondanks dat de feedback verpakt wordt als een prachtig zonnetje en het als een positief bericht wordt geprobeerd te brengen. Een voorbeeld van een feedback gesprek volgens de donderwolk-methode is wanneer iemand zegt ‘Mag ik je feedback geven?’, waarop de ander denkt: ‘Ojee, die houding, die intonatie: daar komt donder aan!’. Waarop het gesprek als volgt verloopt:

  • ‘Je doet echt goed werk’ (Ojee, er wordt een vaag compliment gegeven zodat het legitiem is om door te donderen)
  • ‘We hebben een project lopen waar veel bij komt kijken. Nu werken Joost, Tanja en jij aan een opdracht voor klant X..’ (Waar gaat dit heen? Wat is het punt?)
  • ‘Ik zie dat je de gegevens te laat hebt opgeleverd. Nu kunnen we deze informatie niet aankaarten bij het MT, wat ons project vertraagd. En nu moeten Joost en Tanja wachten tot ze verder kunnen.’ (Ah, daar hebben we dan eindelijk het punt waar dit om gaat)
  • ‘Ik voel me hier niet prettig bij’ (Je geeft met het gevoel dat het mijn schuld is…)
  • ‘Ik wil graag dat je de gegevens op tijd oplevert, zodat we niet vertragen’ (Dat duurde even, maar het is nu duidelijk wat er verwacht wordt)

Bij deze methode worden er vaak tips gegeven voor het ontvangen van feedback, zoals ‘Wees niet bang voor kritiek en neem de juiste houding aan’. Of: ‘Luister aandachtig, vraag om uitleg, bedank de feedback gever, denk er goed over na en doe er iets mee’. Het komt er dus op neer dat je als ontvanger van feedback vriendelijk luistert en doorvraagt bij dit onduidelijke gesprek. Oftewel: dat je meespeelt alsof de zon schijnt terwijl het keihard stormt.

Bij Bureau Zuidema denken we daar echter anders over.

Feedback geven vs. aanspreken op gedrag

Wij maken onderscheid tussen feedback geven en iemand aanspreken op gedrag. Dit lijkt een klein verschil, maar ze hebben beide een andere intentie en effect.

De essentie van feedback geven is dat je de ander inzicht geeft in zijn of haar gedrag. Het effect is dat de ander iets kan leren over zijn gedrag en de vrijheid krijgt om er iets aan te veranderen als hij dat wil. Het is de kunst om de ander neutraal een spiegel voor te houden. Ga je feedback geven aan een collega, stel jezelf dan twee vragen: wat zie je de ander doen en welk effect heeft dat op jou? Uit jouw waarneming kan je collega zijn conclusie trekken en besluiten om het de volgende keer anders te doen. De keuze om zijn of haar gedrag wel of niet aan te passen ligt bij de ontvanger.

Feedback geven volgens de Zuidema-methode:

‘Ik zie dat je de gegevens te laat hebt opgeleverd’ – (Eh ja, dat klopt)

‘Ik merk dat ik mij nu onrustig voel’ – (Oeps, dat was niet de bedoeling! Ik snap je reactie. Volgende keer zal ik het anders aanpakken)

Meestal volgt hierna een gesprek en toont de ontvanger zelf initiatief. Natuurlijk kan het ook voorkomen dat iemand denkt: jammer dan! Toch zien wij dat de meeste mensen hun verantwoordelijkheid nemen en zelf met een oplossing komen voor de situatie.

Het nut van effectief feedback geven

Er is dus een wezenlijk verschil tussen kritiek geven, feedback geven en de ander aanspreken op zijn of haar gedrag. Als je iemand aanspreekt op zijn of haar gedrag zit het punt dat je aankaart je dwars en heb je hebt een uitgesproken mening over wat de ander doet. Je gaat dit gesprek aan met de intentie om het gedrag te veranderen. Het effect is corrigerend. Feedback geven op een neutrale manier levert je op dat jij je ei kwijt kan, maar ook dat de ander zich gezien voelt. Het gedrag van de ander is opgemerkt en hij of zij is er zich bewust van. Zo krijgt diegene de ruimte om te groeien!

Wil je leren om effectief feedback te geven aan collega’s? In het e-book Mag ik je feedback geven? lees je meer tips om je vaardigheden op dit gebied te ontwikkelen.