Feedback geven aan een collega: hoe doe je dat?

Hoe geef je feedback op een manier die de ander helpt, in plaats van alleen maar schuurt? En hoe zorg je dat het gesprek niet uitmondt in een ongemakkelijke stilte of – erger nog – een conflict?

Feedback geven: wat bedoelen we daar eigenlijk mee?

Als we tijdens onze trainingen vragen wie er feedback geeft, gaan veel handen omhoog. Maar als we doorvragen naar wat feedback geven nou precies inhoudt, blijken de antwoorden flink uiteen te lopen. De één zegt: “Je vertelt wat er beter kan.” De ander vindt: “Feedback is een cadeautje.” En weer een ander zegt: “Tja, eigenlijk is het gewoon een nette manier om kritiek te geven.”

Maar als er zoveel verschillende definities en meningen zijn over feedback, wat is dan de beste manier om het te geven? En hoe zorg je ervoor dat iemand het niet opvat als kritiek, maar dat het diegene ook echt verder helpt?

De 4G-methode: regels voor feedback geven

Misschien heb je wel eens gehoord van de 4G-methode voor het geven van feedback. Deze feedbackregels bestaan uit vier onderdelen:

• Gedrag beschrijven
• Gevolg van het gedrag benoemen
• Gevoel dat het bij jou oproept delen
• Gewenst gedrag aangeven

Klinkt logisch, toch? Maar in de praktijk voelt het vaak als een verpakte donderwolk. Je kent het wel: iemand zegt eerst iets vaags positiefs (“Je doet goed werk”) en dan komt de bui: “Maar…”. En voordat je het weet ben je verwikkeld in een gesprek dat meer voelt als kritiek dan als hulp. Wij noemen dit dan ook wel de donderwolk-methode. 

Een voorbeeld van feedback geven volgens de 4G-methode:

“Je gegevens waren te laat opgeleverd (gedrag). Daardoor konden we het niet bespreken in het MT, en liep het project vertraging op (gevolg). Ik voel me daar onrustig door (gevoel). Ik wil graag dat je het voortaan op tijd aanlevert (gewenst gedrag).”

Technisch klopt het. Maar voelt het natuurlijk? Niet echt. Het blijft al snel hangen in een vormpje, en veel mensen voelen zich daardoor toch aangevallen. Zo wordt feedback geven aan collega’s alsnog iets spannends. Wij denken dat dat ook anders kan.

Feedback geven vs. iemand aanspreken op gedrag

Bij Bureau Zuidema maken we onderscheid tussen iemand aanspreken en feedback geven. Dat lijkt misschien klein, maar het maakt een wereld van verschil.

• Aanspreken is: jij hebt een oordeel, je wilt dat iets verandert. Je kaart het aan omdat het je dwars zit.
• Feedback geven is: jij deelt een observatie, zonder oordeel. Je laat de ander vrij om ermee te doen wat hij of zij wil.

Wil je feedback geven aan een collega, stel jezelf dan twee vragen: Wat zie ik gebeuren? En wat doet dat met mij? Laat het daar dan bij. Je houdt de verantwoordelijkheid bij jezelf, en de ander krijgt ruimte om zelf na te denken en eventueel iets te veranderen.

Een voorbeeld van feedback geven aan collega’s:

“Ik zie dat je de gegevens te laat hebt opgeleverd. Ik merk dat ik me daar onrustig door voel.”

Geen oordeel, geen eisen; gewoon delen wat je ziet en wat het met je doet. Vaak ontstaat dan vanzelf een gesprek waarin de ander verantwoordelijkheid neemt. Waarom feedback geven zo belangrijk is, lees je in deze blog.

Positieve feedback en negatieve feedback

We focussen bij feedback vaak op wat er beter kan, maar positieve feedback is minstens zo belangrijk. Het versterkt wat goed gaat en geeft een gevoel van waardering. En ja, ook dat mag concreet: “Ik vond het knap hoe je het gesprek met die lastige klant voerde. Je bleef rustig én duidelijk.” Zie je wat er gebeurt? Je benoemt gedrag, het effect, en laat merken dat je het hebt gezien. Daar groeien mensen van.

En hoe zit het met negatieve feedback? Negatieve feedback hoeft niet negatief te voelen, zolang je het zuiver houdt. Het gaat erom dat je gedrag benoemt, niet de persoon. Blijf dicht bij je eigen observatie en gevoel. Maak het niet groter dan het is, en vooral: wees eerlijk. Geen vage hints, geen sarcasme, gewoon zeggen wat je bedoelt.

Het doel van feedback geven is niet om gelijk te krijgen. Het is ook geen checklist of verplichting. Het is een manier om de ander te helpen groeien. Door eerlijk te zijn over wat je ziet en wat het met je doet, geef je ruimte. Ruimte om te reflecteren, verantwoordelijkheid te nemen, of het anders te doen.

Wil jij beter leren feedback geven aan collega’s?

In ons e-book Mag ik je feedback geven? vind je nog meer voorbeelden van feedback van collega’s, handige tips en oefeningen om je feedbackvaardigheden te verbeteren. Of je nu positieve feedback wilt geven, beter wil omgaan met negatieve feedback, of eindelijk af wilt van die donderwolk-gesprekken; dit e-book helpt je op weg.