De vakantie staat voor de deur. Je ziet jezelf al liggen met een koud drankje in je hand, zonnebril op, nergens aan denken… Tot je ineens schrikt: heb ik al mijn werk wel goed overgedragen?! Geen paniek. Met een goede voorbereiding hoef je tijdens je vakantie écht niet stiekem je mail te checken vanaf het strand.
Inpakken en wegwezen? Eerst goed overdragen!
Een goede overdracht voor je vakantie is net als je koffer inpakken: als je het niet goed doet, mis je straks iets belangrijks. Je wil niet dat je collega’s tijdens je vakantie te maken krijgen met jouw half afgemaakte taken, onleesbare to-dolijstjes of documenten zonder context (“Plan_final_definitief_definitiefEcht.docx”).
Tips voor een zorgeloze vakantie-overdracht
Begin op tijd. Wacht niet tot de laatste dag voor je vakantie. Plan je overdracht met je vervanger(s) ruim van tevoren. Dat geeft jou rust, en de ander heeft nog tijd om eventuele vragen later te stellen.
Maak een overzicht. Beantwoord daarin per taak de vragen: wie, wat, waar, hoe en wanneer? Wat kan wachten tot je terug bent? Niet alles is even belangrijk, zet dus ook de urgentie erbij. Maak alle contactgegevens en documenten goed vindbaar.
Gebruik duidelijke taal. Geen afkortingen die alleen jij begrijpt. Hou het simpel.
Bepaal en communiceer je bereikbaarheid. Denk er goed over na of je collega’s je mogen bellen, mailen of appen (al dan niet bij noodgevallen). Probeer hierin grenzen te stellen en ze te bewaken. Bereikbaar zijn voor werk kan namelijk wel invloed hebben op jouw gevoel van ontspanning op vakantie.
Plan een debriefing. Plan een moment na je vakantie om de overdracht te bespreken met je collega’s. Is alles gelukt? Zijn er bijzonderheden? Gebruik dit moment meteen om feedback te vragen over jouw overdracht.
Slim overdragen met de Invloedstijlen
Een goede overdracht draait niet alleen om wat je zegt, maar ook om hoe je het brengt. Gebruik de vier stijlen uit het Invloedmodel® om je boodschap helder én prettig over te brengen.
Gebruik Stellen als je duidelijkheid wilt: “Ik wil dat je deze taak uiterlijk woensdag afrondt.” Kort, krachtig en zonder ruimte voor misverstanden.
De stijl Overreden werkt goed als je collega’s wilt meenemen in je redenering: “Ik stel voor dat jij het klantcontact tijdelijk overneemt, omdat jij de achtergrond al kent én snel kunt schakelen.” Je doet een concreet voorstel en onderbouwt het met twee logische argumenten. Laat hierna ruimte voor reactie.
Met Overbruggen zet je de ander centraal: “Wat zou jij nodig hebben om dit goed op te pakken?” Je toont oprechte interesse en laat merken dat je samen wilt werken aan een goede overdracht.
Kies voor Inspireren om energie te geven. Wil je bijvoorbeeld dat je collega je klantcontacten onderhoudt tijdens je vakantie? Dan kan je zeggen: “We hebben het er eerder over gehad dat klantcontacten onderhouden heel belangrijk is in deze tijd. Hoe fijn om dat ook voort te zetten in de vakantieperiode! Stel je eens voor dat we in september gelijk met een goede start en warme klantcontacten kunnen beginnen.” Je laat enthousiasme doorklinken en verbindt iemands inzet aan een groter doel.
Door bewust af te stemmen op wie je tegenover je hebt, zorg je voor een overdracht die zijn doel bereikt!
Loslaten draagt bij aan werkgeluk
De zaken goed overdragen is handig voor jou én voor je team. Je vertrekt met het gevoel dat alles onder controle is. Daarnaast krijgen je collega’s de kans om verantwoordelijkheid te nemen, nieuwe dingen te leren, en misschien zelfs te ontdekken dat ze die ene taak eigenlijk best leuk vinden. Vertrouw je collega’s ook met het werk. Echt, ze kunnen meer dan je denkt.
Een goed begin van je vakantie
Kortom, gooi niet op het laatste moment wat halfslachtige instructies over de schutting, maar maak echt even tijd voor een goede vakantie-overdracht. Daarna kan het genieten beginnen!
