Naar de hoofdinhoud Naar de navigatie

Zo zeg je 'nee' tegen collega's zonder je schuldig te voelen

Hoe vaak zeg jij ‘ja’ op een verzoek van je collega of baas omdat je aardig of collegiaal wilt zijn? Misschien wel vaker dan je zou willen. Maar hoe zeg je ‘nee’ zonder onaardig, onbehulpzaam of ongemotiveerd over te komen? Door tegen de juiste dingen op de juiste manier ‘nee’ te zeggen, bespaar je jezelf een heleboel tijd en moeite.

Is ‘ja’ zeggen altijd slecht?

Nee, absoluut niet. Keer op keer blijkt uit onderzoek dat juist de gevers in een organisatie ervoor zorgen dat de organisatie beter wordt. Zij dragen het meeste bij en vragen aan collega’s: wat kan ik voor jou doen? Maar door hun behulpzaamheid en welwillendheid, lopen zij ook het meeste risico op een overvolle agenda. Het gevolg is stress, of zelfs een burn-out.

Zo zeg je ‘nee’ zonder schepen te verbranden

Deze tips helpen je om op een tactvolle, diplomatieke, maar duidelijke manier ‘nee’ te zeggen.

1. Prioriteer je eigen tijd

Adam Rifkin, succesvol ondernemer, heeft een gouden tip: de 5-minuten gunst. Anderen helpen hoeft niet altijd te betekenen dat je een groots gebaar maakt of al het werk uit handen neemt. Dat kan zo simpel zijn als het introduceren van twee mensen die beiden voordeel kunnen halen uit een samenwerking. Je deelt jouw kennis of geeft wat feedback.

“Je hoeft alleen maar een manier te vinden om met een kleine moeite een grote waarde toe te voegen aan het leven van een ander” – Adam Rifkin

2. Ga even in de schoenen van je collega staan

Verplaats je in het perspectief van de ander. Zo kom je veel sneller tot een oplossing waar jullie beiden verder mee komen. Door eerst duidelijk te krijgen wat er aan de hand is, bespaar je jezelf een heleboel tijd. Vraag jezelf af:

  • Waarom vraagt je collega of baas dit van je?
  • Welk doel wil hij of zij graag behalen?
  • Wat zou er gebeuren als je niet kunt helpen?

Het kan zomaar zijn dat de vraag veel beter bij een andere collega past of dat er helemaal niet heel veel tijdsdruk op dit project staat.

3. Vraag om hulp

Ruim 70% van de professionals geeft aan in een cultuur te werken waar het oké is om hulp te vragen. Maar minder dan een derde doet dit daadwerkelijk. Misschien willen ze niet incompetent overkomen of willen ze een ander niet belasten.

Maar als niemand ooit om hulp vraagt, hou je alleen maar een heleboel gefrustreerde collega’s over die graag willen bijdragen. De meest succesvolle gevers binnen een organisatie erkennen dat het ook oké is om hulp te ontvangen. Schroom dus niet om te vragen! Vaak zijn anderen meer bereid om je te helpen dan je zou denken.

4. Communiceer helder

De meeste mensen op je werk zijn bereid om samen tot een oplossing te komen. Daarvoor is het wel nodig dat je heel duidelijk bent in het aangeven van je eigen grenzen en prioriteiten. Voel die ook zelf duidelijk aan. Weet jij zelf niet helemaal zeker waar je grens ligt? Dan gaat een ander er gemakkelijk overheen.

  1. Stel je grens. Draai er niet omheen met warrig of verzachtend taalgebruik. Je moet kunnen zeggen ‘nee, dat kan ik niet voor je doen’. Breekt het zweet je alleen bij het lezen hiervan al uit? Realiseer je dan dat je geen normen en grenzen kunt stellen zonder spanning, maar dat alle werkrelaties bestand zijn tegen (gepaste) druk. Tip: zwicht niet bij de eerste reactie (‘ah, kom op, dat kun je toch wel?’) maar herhaal rustig jouw standpunt (‘nee, ik kan dat niet voor je doen’). Schiet ook niet meteen in de verdediging (‘ja, maar…).
  2. Erken en waardeer het verzoek van de ander. Je bent gevraagd omdat iemand dacht dat je echt kon helpen. Dat is belangrijk om terug te geven, zeker omdat je in de toekomst wél wilt helpen. ‘Wat fijn dat je aan me denkt’ of ‘wat leuk dat je mij vraagt’ is vaak al voldoende. Het is heel verleidelijk om met een compliment als deze te beginnen, maar daar wordt die veel minder krachtig van. Een ander voelt de ‘maar’ dan al van ver aankomen. ‘Wat fijn dat je aan me denkt, maar ik ga dit niet doen’ is veel minder krachtig dan ‘nee, dat kan ik niet voor je doen. Maar ik vind het heel fijn dat je aan me denkt’.
  3. Ga op zoek naar een alternatieve oplossing. Ook als je op dit moment niets kunt met het verzoek van je collega of baas, kun je nog steeds behulpzaam zijn. Door actief mee te denken en met je volle aandacht bij de ander te zijn versterk je de samenwerking. ‘Ik denk dat deze vraag ook heel goed bij Peter past’ of ‘kan ik je hier volgende week ook nog bij helpen? Dan heb ik meer tijd.’
  4. Laat zien dat de ander niet alleen staat. Het is soms goed, zeker bij een teleurgestelde reactie, om te benoemen dat je het ook niet fijn vindt om ‘nee’ te zeggen: ‘ik had graag ja gezegd’. Aanvullend kun je dan iets zeggen over het proces. ‘Hebben we samen een goede oplossing kunnen vinden?’ Tip: als je het echt héél spannend vindt om ‘nee’ te zeggen kun je ook beginnen met deze stap. ‘Ik kijk er heel erg tegenop om te zeggen’ of ‘ik ben heel nerveus voor dit gesprek’. Als je de interactie alleen wat ongemakkelijk vindt kun je dat beter niet doen.

Succes gaat niet over een wedstrijd winnen, maar de juiste bijdrage doen

Uiteindelijk gaat het allemaal om de balans. Het gaat erom dat je weet dat het oké is om ambitieus achter je eigen doelen te jagen, net zo goed als andere mensen willen helpen. Dat je jezelf kan beschermen voor stress en je eigen grenzen weet te bewaken door af en toe ‘nee’ te zeggen. Zo veranderen we langzaam de definitie van succes, ook voor collega’s die voornamelijk nemen. Succes komt niet door de competitie met je collega te winnen, maar te herkennen waar en wanneer jij een bijdrage kunt doen in het proces.