Het nut van gesprekstechnieken
Misschien is het de eerste vraag die nu direct bij je opkomt: moet ik een gesprek altijd volgens een bepaalde techniek voeren? Dat is zeker niet het geval. Je schakelt over op een gesprekstechniek wanneer de communicatie niet meer vanzelf gaat.
Een gesprek kan om verschillende redenen ingewikkeld worden, bijvoorbeeld wanneer de inhoud complex is, je voor de eerste keer iets bespreekt of wanneer er sprake is van een crisis.
Een specifieke gesprekstechniek kan dan handig zijn – en zelfs nodig – om op de juiste manier met elkaar in gesprek te komen én te blijven. Wanneer je hiermee aan de slag gaat, zal je merken dat je steeds vaardiger wordt in het bespreken van werkrelaties.
De technieken die je kunt inzetten komen vanuit verschillende invalshoeken. We bespreken hier het luisteren, het overbrengen van je boodschap en het non-verbale gedeelte.
Het verbeteren van je luistervaardigheden
Allereerst is actief luisteren is een belangrijk onderdeel van een goed gesprek. Door goed te luisteren, weet je precies wat er speelt. Maar actief luisteren gaat verder dan dat: het wordt namelijk pas een krachtig middel wanneer je er iets mee doet.
Maak het luisteren actief door uit te spreken wat je denkt te horen. Stel bijvoorbeeld een vraag over de inhoud wanneer je wilt checken of je iets goed begrepen hebt.
Naast het actief luisteren op de inhoud kun je ook actief luisteren op gedrag, waarbij je goed kijkt naar de ander. Zie je je collega de hele tijd uit het raam kijken tijdens het gesprek? Dan kun je vragen of je collega soms afgeleid is door iets. Je kunt ook luisteren op emotie. Vraag bijvoorbeeld ‘Klopt het dat je je hier gefrustreerd over voelt?’.
Probeer hierbij niet te veel in te vullen (‘je bent altijd gefrustreerd’), want daardoor kan je collega zich onbegrepen voelen. Het is belangrijk dat je gesprekspartner de ruimte voelt om wat jij zegt te bevestigen of aan te vullen.
Actief luisteren kan heel goed ingezet worden om situaties te de-escaleren. Geeft je collega aan dat hij zijn taken bij dat ene project niet leuk vindt? Dan kun je reageren door te zeggen ‘dus je vindt dat ons hele project niet belangrijk is?’.
Door het actief luisteren iets te overdrijven, kan iemand een beetje terugkrabbelen in het gesprek. Maar let op: deze manier kan zowel effectief als riskant zijn! Probeer dan ook goed aan te voelen hoe ver je in de situatie en het gesprek kunt gaan. Tijdens onze communicatietrainingen word je uitgenodigd om hiermee te oefenen.
Je boodschap overbrengen
Reageren op wat iemand zegt of je eigen boodschap overbrengen: hoe doe je dat het beste? Ook hier zijn weer verschillende invalshoeken. Wil je het in een gesprek hebben over de inhoud, dus over het werk of een specifiek project, bereid dit dan goed voor. Onze nummer 1 tip is om dit altijd kort en bondig te houden.
Wil je een voorstel bespreken, bereid dan het gesprek voor op basis van je sterkste argumenten waarom je collega ermee akkoord zou moeten gaan. Vaak denken we dat we duidelijker zijn wanneer we meer woorden geven aan onze uitleg, maar het tegenovergestelde is waar. Hoe korter en bondiger, hoe beter!
Gaat het gesprek niet over de inhoud maar over wat jij wil, dan is het noodzaak om je verwachtingen en wensen uit te spreken. Bepaal vòòr je het gesprek aangaat, wat je wil en blijf daarbij. Je gesprek wordt daar niet alleen duidelijker van, maar ook korter. En door dicht bij je wensen te blijven, minimaliseer je ook de kans dat je tijdens het gesprek in je hoofd gaat zitten en andere onnodige zaken erbij gaat pakken.
Hoe verbeter ik mijn gesprekstechnieken?
Naast het verbale gedeelte in een gesprek is er natuurlijk ook nog het non-verbale deel. Hoe iemand beweegt, kijkt of staat geeft soms nog wel belangrijkere informatie dan wat er wordt gezegd. Bij non-verbale communicatie kun je echter gemakkelijk stukken missen: misschien valt het je helemaal niet op dat iemand nerveus met zijn voet zit te tikken.
Het kan daarom heel waardevol zijn om iemand feedback te geven op waarneembaar gedrag. Wanneer je het gedrag benoemt – ‘je deed dit’ -, geef dan ook aan welk effect dat op je had: ‘je deed dit en daar werd ik zenuwachtig van’. Let op dat je daar geen interpretatie aan geeft door te zeggen ‘je bent onzeker’. Dit kan maken dat de ander zich bekeken voelt. Lees hier hoe je feedback geeft op de werkvloer.
Oefen met wat je ziet bij de ander tijdens een gesprek. Vraag op jouw beurt ook om feedback over je eigen non-verbale communicatie. Dit kan heel leerzaam zijn wanneer je bijvoorbeeld iets wil presenteren of een speech gaat geven (we schreven eerder 5 tips om overtuigend te presenten).
Gesprekstechnieken oefenen in de praktijk
Door vaker te oefenen met gesprekstechnieken, zal je merken dat je steeds vaardiger wordt in het inzetten van de juiste techniek op het juiste moment. Op een gegeven moment zal het zelfs misschien niet meer als een techniek voelen, maar gaat het vanzelf. Bij oefenen hoort echter soms ook de plank mis slaan.
Tijdens een communicatietraining krijg je alle ruimte om te oefenen met verschillende technieken. Ook in ‘het echte leven’ kun je hiermee aan de slag. Vraag je manager of collega om feedback of kijk de kunst af bij mensen waarvan jij vindt dat ze het heel goed kunnen. Zoek een sparringpartner op die reeds een training heeft gevolgd, of kijk naar tv-programma’s die geleid worden door een goede interviewer.
Wil je leren hoe jij je gesprekstechnieken kunt verbeteren en leren om meer invloed te hebben in gesprekken op je werk? Bekijk dan eens onze communicatie trainingen en ontdek waar jij nog winst kunt behalen.