Veroordelingsgesprek of beoordelingsgesprek? 13 tips voor een waardevol gesprek

Geschreven op december 7, 2020 – Categorie: Communicatie

Deel via

Veroordelingsgesprek of beoordelingsgesprek? 13 tips voor een waardevol gesprek

Het eindejaarsgesprek komt er weer aan, maar heeft dit in tijden van corona nog zin? Normaal gesproken is dit dé kans om wat je in een jaar hebt bereikt om te zetten in waardering en beloning. Maar kun je het jaar ‘gewoon’ afronden terwijl doelstellingen zijn bijgesteld (a.k.a. de vuilnisbak zijn gegooid) en je bijna het hele jaar hebt thuisgewerkt?

Volgens Valentijn Verpaalen, adviseur arbeidsvoorwaarden en arbeidsverhoudingen van werkgeversorganisatie AWVN, zou je iedereen in principe een voldoende moeten geven. ”Dan kun je alsnog degene, die zicht uitzonderlijk verdienstelijk heeft gemaakt – mensen die in crisistijd zijn opgestaan- een bonus geven.” – FD.

Grote kans dat jouw organisatie het eeuwenoude eindejaarsgesprek gewoon door laat gaan. En dat jouw ‘beoordeling’ toch afhangt van de behaalde doelen. Staat die van jou al gepland? Digitaal of op kantoor? We geven je graag een aantal tips hoe je maximaal invloed uit kunt oefenen op het proces en het resultaat. Om je hiermee te helpen hebben we 13 stappen beschreven  die je kunt volgen op weg naar de beoordeling die je verdient.

De voorbereiding

  1. Haal de angel eruit
    Adresseer eventuele ergernissen en frustraties voordat je een eindejaarsgesprek ingaat. Zorg dat je alles al besproken hebt. Laat het niet allemaal van één gesprek afhangen. Haal je bijvoorbeeld geen voldoening uit je werk? Of loop je ergens tegenaan? Laat dit dan niet opstapelen om dit vervolgens te bespreken tijdens een functioneringsgesprek halverwege het jaar of het eindgesprek. Je hebt hier zelf invloed op. Wees geen slachtoffer van een bestaand proces, creëer een protocol dat bij je past voor ontwikkeling en begeleiding.
  2. Maak een lijst met behaalde resultaten
    Je leidinggevende heeft vaak vooral oog voor de meest recente periode. Zet daarom al je resultaten die je in de periode na je laatste beoordeling behaald hebt op een rijtje. Wanneer je dit niet al standaard bijhoudt kan het tijd en inspanning vergen om de lijst volledig te krijgen. Denk niet alleen in grote resultaten. Tussenstappen in een proces of het aangaan van nieuwe relaties zijn ook resultaten die kunnen helpen om een totaalbeeld te schetsen. Highlight daarna alle onderwerpen die je wilt bespreken.
  3. Bepaal je doel(en) voor het gesprek
    Misschien wel de belangrijkste stap: bepaal je doel(en). Want zolang je niet weet wat je wilt bereiken, kun je ook geen invloed uitoefenen. Bedenk waar je het over wilt hebben. Denk aan promotie, salarisstappen en welke doelen je bereikt wilt hebben. Maar ook welke werkzaamheden of projecten je er bij, of er af wilt, hoe je je work-life balance wilt regelen en welke persoonlijke ontwikkelingsstappen je graag wilt maken. En denk na over een opleiding of training die je wilt gaan volgen.
  4. Doe je huiswerk
    Bereid je inhoudelijk goed voor. Ga na bij welke doelen je welke informatie nodig hebt. Wil je voor een promotie of salarisstap gaan, zorg dat je de beoordeling en beloningssystematiek kent en weet wat haalbaar is. Wil je volgend jaar een training volgen, weet dan wat de duur, kosten en voordelen voor je organisatie zijn. Zet al je prestaties en gerealiseerde doelen op een rijtje. Wees organisatiesensitief en verbind jouw wensen altijd aan de staat van de organisatie. 
  5. Wees eerlijk over jezelf
    Bedenk niet alleen wat je goed hebt gedaan de afgelopen periode. Weet ook waar je valkuilen zaten en welke resultaten je niet gehaald hebt. Bereid je voor om jezelf te verdedigen door de mogelijke oorzaken op een rijtje te zetten, zonder het recht te willen praten. Bedenk waarom je sommige doelen niet behaald hebt. Heeft dit met vaardigheden of kennis te maken? Probeer dan ontwikkelstappen te formuleren. Zoek de oorzaak niet bij een ander maar bedenk wat jij nodig hebt om het beter te kunnen doen.
  6. Bepaal je tactiek
    De laatste voorbereiding zit in het bedenken van je gespreksaanpak. Wat werkte in het verleden wel en wat niet? Hoe liggen de verhoudingen op dit moment? Zijn er nog andere zaken die een goed gesprek in de weg staan? Wat werkt goed richting je leidinggevende? Is de ander gevoelig voor feiten en logica? Of reageert hij/zij vooral op enthousiasme en bevlogenheid? Kijk terug op eerdere gesprekken of meetings. Niet alleen hoe het tussen jouw en diegene ging, maar ook hoe hij/zij op anderen reageert.

Het gesprek

  1. Doe een check-in
    Is dit het 10e of 2e functioneringsgesprek van de dag van je leidinggevende? Doe een check-in. Hoe zit je leidinggevende erbij? Is er sprake van een energiedip? Is je leidinggevende toe aan een kopje koffie? Ga niet direct de inhoud in. Stel eerst een paar vragen die niet gerelateerd zijn aan je functioneringsgesprek. Een check-in kan helpen je leidinggevende te laten landen en voluit aanwezig te zijn. Waar is je leidinggevende mee bezig buiten de ‘meeting’ om? Het kan zijn dat er iets buiten jouw meeting om is gebeurd wat effect kan hebben op je gesprek. Misschien heeft je leidinggevende voor jullie gesprek een vervelend telefoontje gekregen of komt hij of zij net uit een verhit gesprek.
  2. De ‘zeg het maar – manager’
    Je wilt een gelijkwaardig gesprek voeren. Een dialoog. Dit kun je doen door interesse te tonen en vragen te stellen. Je wilt de ‘wij vs. zij’ eruit halen. Bepaal samen de agenda. Waar willen jullie het over hebben? Over de resultaten? Ontwikkeling? Werkplezier? Durf de vraag ook terug te leggen: wat wordt er van je verwacht, hoe wordt er naar bepaalde dingen gekeken en zitten jullie hierover op één lijn? Voorkom dat alleen jij aan het woord bent.
  3. Luister goed en vat samen
    Probeer actief te luisteren naar je leidinggevende tijdens het gesprek. Of je nu positieve of negatieve feedback krijgt, probeer niet direct te reageren en parkeer je aannames. Probeer niet te reageren vanuit emotie, maar laat zien dat je luistert en check regelmatig of je het goed begrepen hebt door samen te vatten wat de ander gezegd heeft. Op deze manier krijg je het punt van feedback scherper, heb je meer tijd om na te denken voor je reageert en laat je zien dat je oprecht luistert. Het kan prettig zijn om pen en papier bij de hand te houden en belangrijke punten voor jezelf op te schrijven.
  4. Probeer te overbruggen als logica niet werkt
    Wanneer je argumenten geeft, probeer zo kort en bondig mogelijk te zijn. Gebruik niet meer dan twee of drie argumenten. Stap over op een andere invloedstijl wanneer je argumenten en feiten aan dovemans oren gericht lijken. Zoek in dat geval naar het gemeenschappelijke, de belangen die jullie delen. Wat zijn de doelen die jullie samen willen behalen? Gebruik woorden als ‘we’ en ‘ons’ om te laten zien dat jullie er samen voor staan. Wanneer er andere issues spelen, probeer deze dan boven tafel te krijgen en bespreekbaar te maken. Maar blijf focussen op gemeenschappelijke waarden en doelen.
  5. Sta open voor kritiek en feedback
    Open staan voor kritiek is vaak erg lastig, maar kan je enorm helpen in je ontwikkeling en bij het beeld dat de ander van je heeft. Schiet dus niet direct in de verdediging, maar sta open door:
    – zelf feedback te vragen. Zo specifiek en beschrijvend mogelijk;
    – feedback en kritiek te adresseren. Vraag door bij onduidelijkheid, of om het beeld volledig te krijgen;
    – feedback of kritiek te aanvaarden. Kritiek en feedback is altijd subjectief en puur vanuit de ander bekeken. Luister wat de ander te zeggen heeft en bedenk hoe dit jou kan helpen. Blijf dus positief en geef de ander de ruimte. Bedenk wat je mee kunt nemen en wat van de ander is.

Na het gesprek

  1. Maak een kort verslag
    Je geheugen is niet altijd betrouwbaar. Negatieve of positieve herinneringen worden vaak uitvergroot. Maak daarom al aantekeningen tijdens het gesprek, die je na het gesprek op je gemak uit kunt werken zolang je herinneringen nog vers zijn. Gemaakte afspraken werk je het liefst apart uit en toets je bij je leidinggevende na het gesprek. Het is prettig als sommige dingen zwart op wit staan, zodat jullie elkaar hier ook aan kunnen houden.
  2. Haal het positieve er uit
    Als het goed is heb je met een goede voorbereiding een positief gevoel na een gesprek. Maar of het nou een goed of slecht gesprek was, probeer je te richten op de kansen die er uit voort zijn gekomen. Als je kritiek hebt gekregen, haal er uit wat voor jou waardevol kan zijn. Probeer alle uitkomsten te vertalen naar een concreet (ontwikkel)plan voor de toekomst. Houd altijd in het oog waar je aan wilt werken en welke resultaten je nog wilt behalen. En bespreek potentiele belemmeringen zo vroeg mogelijk.

Beschouw een negatief gesprek niet als een eindgesprek maar als een vruchtbare bodem voor een follow-up.

Deel dit artikel via

Gerelateerde artikelen

Invloed in het dagelijkse leven

Benieuwd hoe invloed werkt in de praktijk? Lees het op onze blog.

Lees alle artikelen