Effectiever vergaderen met deze 4 tips

Geschreven op mei 24, 2018 – Categorie: Invloed, Persoonlijke ontwikkeling

Effectiever vergaderen met deze 4 tips

Wekelijks, misschien wel dagelijks vinden ze plaats: eindeloze vergaderingen waarin je je afvraagt wat je er aan hebt. Hoe zorg je er voor dat je de tijd in jouw vergadering zo effectief mogelijk inzet en je ze zo kort mogelijk houdt? Met deze tips kan je effectiever vergaderen:

  1. Plan korte meetings

Volgens de Britse arbeidspsycholoog Tony Crabbe, auteur van Nooit meer te druk, zijn vergaderingen vaak te lang. ”Niet omdat we dat zelf zo bedacht hebben, maar omdat dat de standaardtijd daarvoor is in Outlook’’, legt hij uit. Volgens hem hebben we echter vaak aan 7-8 minuten genoeg om verder te kunnen. Plan daarom korte meetings in plaats van uren lange overleggen.

  1. Deel vooraf de agenda

Om de meeting zo vlot mogelijk te laten verlopen, raden wij je aan om vóór de meeting al effectiever met je tijd om te gaan. Dit kan door in de (outlook)uitnodiging al duidelijk aan te geven waar de meeting over gaat en wat je er uit wilt halen. Stel een agenda op en laat je collega’s ook duidelijk weten welke input je van hen verwacht.

  1. Houd het klein

Als je tijdens de vergadering door wilt naar het volgende punt, maar je collega’s blijven doorgaan met hun ideeën over het huidige onderwerp of krijgen hier een inhoudelijke discussie over, verzoek hen dan om dit buiten deze vergadering op te pakken. Zo kunnen jullie gezamenlijk door naar het volgende onderwerp en gaat er geen tijd verloren voor de aanwezigen die niets met dit onderdeel te maken hebben.

Het is niet onbeleefd om weg te lopen, het is onbeleefd om iemand te dwingen te blijven en zijn tijd te verdoen – Elon Musk

  1. Sluit je vergadering goed af

Van de hele dag vergaderinghoppen wordt niemand productief.  “Je neemt telkens minder aandacht – en minder intellect – mee”, volgens Crabbe. “Je kunt je voorstellen wat er gebeurt als je 5 of 6 vergaderingen op een dag hebt.’’ Het is daarom ook belangrijk om vergaderingen goed af te sluiten. Door heel simpel samen de conclusies uit de vergadering samen te vatten zorg je ervoor dat je weer met volle focus door kan naar de volgende meeting.

 

Wist je dat we in Nederland veel liever aardig dan eerlijk zijn? Dat we die eindeloze vergaderingen liever braaf uitzitten dan dat we er iets van zeggen. Dat we het lastig vinden om anderen aan te spreken op hun gedrag en we vaak de boel maar de boel laten. In ons e-book Liever aardig dan Eerlijk lees je er alles over. Ben jij toe aan verandering van deze gewoonte, toe aan meer inspraak en effectievere communicatie? Met onze trainingen leer je hoe je jouw communicatiegedrag zo in kunt zetten dat je effectiever kunt werken, je werkrelaties positief kunt onderhouden én je doelen kunt bereiken. Lees meer over over onze trainingen Inzicht in Invloed®, Invloedrijk Communiceren en Beter beïnvloeden en ontdek welke training bij jou past.

Inzicht in Invloed® Invloedrijk Communiceren Beter Beïnvloeden

“Wij zijn Zuidema. Al meer dan 40 jaar trainen wij ambitieuze professionals in hun invloedgedrag. Via intensieve programma’s krijgen ze diepgaand inzicht in hun eigen gedrag en dat van anderen. Ze krijgen concrete handvatten om het eens anders aan te pakken dan ze gewend zijn.  Zo krijgen ze gemakkelijker zaken voor elkaar. Met élke persoon, in élke situatie. Benieuwd hoe dit voor jou werkt?”


Bron: AD

Gerelateerde artikelen

Invloed in het dagelijkse leven

Benieuwd hoe invloed werkt in de praktijk? Lees het op onze blog.

Lees alle artikelen