Waarschijnlijk is het een van de meest vervelende situaties die je in je werk kunt ervaren: een collega die ongewenst gedrag vertoont. De kans is dan ook groot dat je wel eens te maken hebt gehad met een collega die zijn beloftes niet nakomt of ongepaste grappen maakt. Dat gedrag kan niet alleen de sfeer binnen het team verpesten, maar kan ook je werk een stuk minder leuk maken. Tijd dus om je collega erop aan te spreken. Maar hoe je dat op een tactische en respectvolle manier?
Vormen van ongewenst gedrag
Ongewenst gedrag kun je op dagelijkse basis tegenkomen. Denk aan het niet nakomen van beloftes en het niet houden aan afspraken, zoals structureel te laat komen bij een team meeting of continu deadlines missen. Maar ook iemand in de rede vallen, misplaatste opmerkingen maken, fluisteren met anderen of opgepaste grappen maken zijn vormen van ongewenst gedrag.
Wanneer dezelfde collega herhalend ongewenst gedrag vertoont, kun je besluiten om je collega daarop aan te spreken. Benieuwd wat de adviezen van onze trainers zijn? Lees dan snel door!
Maak het gedrag specifiek
We zijn al gauw geneigd om uitspraken te doen als ‘je doet altijd zo onzeker’ of ‘dat doe je nooit goed’. Voordat je iemand gaat aanspreken op gedrag, is het goed om voor jezelf concreet te maken: wat is dan precies dat onzekere gedrag? Wat vind je dat je collega onzeker doet? Probeer dit om te zetten naar zinnen als ‘ik merk dat je vaak wat stiller bent als we met het team samen zijn’.
Wees je daarnaast bewust van woorden waarmee je gedrag generaliseert, zoals altijd, nooit, goed en fout. Zodra je dergelijke woorden gebruikt is de kans groot dat je collega direct in de weerstand gaat en niet meer naar je inhoudelijke boodschap luistert.
Beschrijf wat je ziet gebeuren
Wat goed helpt bij het concreet maken van het ongewenste gedrag, is beschrijven wat je ziet gebeuren. Benoem specifieke situaties waarin je het gedrag ziet gebeuren. Het kan zijn dat je collega zich helemaal niet bewust is van het gedrag en dan helpt het om te weten wanneer het ongewenste gedrag zich voordoet.
Maakt je collega ongepaste grappen? Benoem dan wat diegene precies doet of zegt. Voordat je het gesprek aangaat, kun je meerdere situaties opschrijven waarin je het gedrag zag. Dit kan voor de ander ook meer inzicht geven in waarom dat gedrag niet handig was.
Door de situaties specifiek te beschrijven, vermijd je tevens het gebruik van ‘altijd’ en ‘nooit’ situaties.
Geef aan wat het effect van het gedrag is op jou
Komt die ene collega keer op keer te laat de meeting binnen stormen en komt dat respectloos op jou over? Benoem dit effect van het ongewenste gedrag dan ook. Zeg bijvoorbeeld ‘ik merk dat je vaak te laat komt, dat geeft me het gevoel dat je het niet zo belangrijk vindt om hier te zijn’. Het is hierbij van belang dat je ook checkt of dat klopt: is je collega misschien te laat met een goede reden? Maak er geen persoonlijke aanval van, maar neem de tijd en ruimte om te kijken wat erachter het ongewenste gedrag schuil gaat.
Betrek er geen anderen bij
De beste aanpak om je collega aan te spreken is door dit individueel te doen. Neem de tijd om diegene even apart te spreken, zonder dat er andere collega’s bij zijn. Maar ook in het gesprek zelf is het verstandig om andere collega’s en hun meningen erbuiten te laten.
Vertellen dat de andere teamleden er ook zo over denken, doet in de meeste gevallen geen goed. Dit kan de ander het gevoel geven dat je het issue al uitgebreid met anderen hebt besproken en dat iedereen tegen hem of haar is.
Wanneer je het gesprek tussen jou en je collega houdt, is je boodschap beter behapbaar en is de ander ontvankelijker om deze aan te horen.
Je collega aanspreken: en dan?
Ga je het gesprek aan met je collega, vergeet dan niet duidelijk te maken wat je niet en wel verwacht qua gedrag. Als je het lastig vindt om dit te benoemen, raden we je aan om ook eens onze tips te lezen over assertief communiceren met collega’s. Tijdens het gesprek is het belangrijk om je collega de ruimte te geven om te reageren. Zo kan de ander uitleggen wat er speelt. Ook krijgt hij of zij daarmee de kans om inspraak te hebben in hoe het in de toekomst anders kan. Neem vervolgens zelf weer de tijd en ruimte om te ontvangen wat de ander zegt.
Reageert je collega op een niet-behulpzame manier? Bijvoorbeeld in de trant van ‘ach, zo ben ik gewoon’? Dan kun je besluiten dat jullie duidelijk anders in de situatie staan, maar je kunt ook proberen afspraken met elkaar te maken. Zoals geen grappen maken tijdens die wekelijkse team meeting, of in ieder geval niet wanneer jullie in elkaars buurt zijn. Ook als je collega niets met je boodschap doet of wil doen, is het nog steeds goed om aan te geven dat je het ongewenste gedrag niet OK vindt.
Ben je leidinggevende en wil je een teamlid aanspreken op ongewenst gedrag? Ons advies is dan om je bewust te zijn dat de ander jou ziet als hiërarchisch persoon. Hierdoor kan je teamlid het al gauw als een heftig gesprek ervaren. Wees je daarom bewust van je positie en dat de ander het spannend kan vinden om je boodschap te horen. Uiteindelijk heb je een gesprek met elkaar van mens tot mens, en niet vanuit je positie.
