De vakantie staat voor de deur. Je ziet jezelf al liggen met een cocktail in je hand, zonnebril op, nergens aan denken… Tot je ineens schrikt: heb ik al mijn werk wel goed overgedragen?! Geen paniek. Met een goede voorbereiding hoef je tijdens je vakantie écht niet stiekem je mail te checken vanaf het strand.
Inpakken en wegwezen? Eerst goed overdragen!
Een goede overdracht voor je vakantie is net als je koffer inpakken: als je het niet goed doet, mis je straks iets belangrijks. Je wil niet dat je collega’s tijdens je vakantie te maken krijgen met jouw half afgemaakte taken, onleesbare to-dolijstjes of documenten zonder context (“Plan_final_definitief_definitiefEcht.docx”).
Tips voor een zorgeloze vakantie-overdracht
Begin op tijd. Wacht niet tot de laatste dag voor je vakantie. Plan je overdracht met je vervanger(s) ruim van tevoren. Dat geeft jou rust, en de ander heeft nog tijd om eventuele vragen later te stellen.
Maak een overzicht. Beantwoord daarin per taak de vragen: wie, wat, waar, hoe en wanneer? Wat kan wachten tot je terug bent? Niet alles is even belangrijk, zet dus ook de urgentie erbij. Maak alle contactgegevens en documenten goed vindbaar.
Gebruik duidelijke taal. Geen afkortingen die alleen jij begrijpt. Hou het simpel.
Bepaal en communiceer je bereikbaarheid. Denk er goed over na of je collega’s je mogen bellen, mailen of appen (al dan niet bij noodgevallen). Probeer hierin grenzen te stellen en ze te bewaken. Bereikbaar zijn voor werk kan namelijk wel invloed hebben op jouw gevoel van ontspanning op vakantie.
Plan een debriefing. Plan een moment na je vakantie om de overdracht te bespreken met je collega’s. Is alles gelukt? Zijn er bijzonderheden? Gebruik dit moment meteen om feedback te vragen over jouw overdracht.
Loslaten draagt bij aan werkgeluk
De zaken goed overdragen is handig voor jou én voor je team. Je vertrekt met het gevoel dat alles onder controle is. Daarnaast krijgen je collega’s de kans om verantwoordelijkheid te nemen, nieuwe dingen te leren, en misschien zelfs te ontdekken dat ze die ene taak eigenlijk best leuk vinden. Vertrouw je collega’s ook met het werk. Echt, ze kunnen meer dan je denkt.
Een goed begin van je vakantie
Kortom, gooi niet op het laatste moment wat halfslachtige instructies over de schutting, maar maak echt even tijd voor een goede vakantie-overdracht. Daarna kan het genieten beginnen!
